Este artículo explica cómo generar el documento DeCA (carta de porte electrónica española) desde la pantalla Entregas de Woop, entregárselo al conductor y volver a encontrarlo después en los pedidos.
Índice
- Para qué sirve el documento DeCA
- Antes de empezar
- Generar un documento DeCA
- Entregar el documento al conductor
- Si la generación falla
- Modificar o volver a generar un documento
- Encontrar un documento en un pedido
- Preguntas frecuentes
1. Para qué sirve el documento DeCA
En España, cada transporte por carretera de mercancías debe ir acompañado de un documento de control administrativo: el DeCA (Documento Electrónico de Control Administrativo). Es obligatorio desde el 5 de octubre de 2026.
El conductor debe tener una copia antes de salir, en papel o en formato digital. En caso de un control en carretera, las autoridades escanean el código QR del documento para consultarlo en línea. Un documento que falte o esté incompleto puede conllevar una multa.
Qué contiene el documento
Woop completa el documento a partir de las entregas que seleccione:
| Información | De dónde procede |
|---|---|
| Cargador (nombre, NIF, dirección) | El nombre comercial y su NIF |
| Transportista (nombre, NIF) | El transportista de las entregas y su NIF |
| Lugar de origen | La dirección de recogida de las entregas |
| Destinos | La dirección de entrega de cada pedido |
| Mercancía | El número de paquetes, su tipo y su peso, por pedido, junto con el peso total |
| Fecha del transporte | La fecha y hora de generación del documento |
| Matrículas | La matrícula del vehículo y, si corresponde, del remolque, que introduzca |
| Código QR | El enlace público al documento |
La regla básica: un documento por vehículo
Un documento DeCA cubre toda la carga de un vehículo. Por lo tanto, agrupa entregas:
- de un solo nombre comercial,
- confiadas a un solo transportista,
- que salen del mismo punto de recogida.
Los destinos pueden ser diferentes: cada pedido conserva su propia dirección de entrega en el documento.
Si salen varios vehículos, genere un documento por vehículo.
2. Antes de empezar
Los permisos necesarios
| Para… | Permiso que debe solicitar a su administrador |
|---|---|
| Generar un documento DeCA | «Generar un documento DeCA» (inactivo de forma predeterminada) |
| Descargar el documento desde un pedido | «Descargar documentos» |
Los NIF del nombre comercial y del transportista
El documento debe incluir el NIF (número de identificación fiscal) del nombre comercial y el del transportista. Sin ellos, la generación se rechaza.
- Para comprobar un NIF: abra la ficha del nombre comercial (pestaña de perfil) o la ficha del transportista en Woop. El NIF aparece allí, o se muestra «-» si falta.
- Para añadir o corregir un NIF: debe introducirse en Calibro, en Parámetros > Avanzados > NIF del nombre comercial o del transportista. Si no tiene acceso, póngase en contacto con su administrador o con el servicio de asistencia de Woop.
El NIF se introduce una sola vez: después se recupera automáticamente en cada documento.
3. Generar un documento DeCA
Paso 1: indicar el transporte
- Abra la pantalla Entregas.
-
Haga clic en «Acciones masivas» y, a continuación, en «Generar un documento DeCA».
- En la ventana que se abre, introduzca:
- Transportista, Nombre comercial, Tienda y Punto de recogida. Los campos que ya se conocen gracias a su cuenta (por ejemplo, su tienda) no aparecen;
- Fecha de recogida: «Hoy» está seleccionada de forma predeterminada. Utilice los accesos rápidos «Ayer», «Mañana», «Esta semana» o el calendario;
- Matrícula del vehículo (obligatoria, por ejemplo, 1234-BCD);
- Matrícula del remolque, si el vehículo lleva un remolque (opcional).
- Haga clic en «Seleccionar las entregas».
La fecha de recogida solo sirve para encontrar las entregas. La fecha que aparece impresa en el documento es la fecha de su generación: genere el documento el día de la salida.
Paso 2: elegir las entregas del vehículo
La pantalla «Creación de documento DeCA» muestra las entregas que coinciden con sus criterios y están pendientes de recogida. Las entregas ya recogidas, entregadas o canceladas no aparecen.
- Todas las entregas aparecen seleccionadas de forma predeterminada, en todas las páginas de la lista.
- Desmarque las que no salgan en este vehículo. La casilla situada en la parte superior de la lista selecciona o deselecciona todo.
- En la parte superior de la pantalla, tres contadores se actualizan cada vez que marca o desmarca una casilla: Peso total, número de entregas seleccionadas del total y Número de paquetes. Compruebe que coincidan con la carga real.
- El campo de búsqueda permite encontrar una entrega concreta.
Cuando la selección sea correcta, haga clic en «Generar un documento DeCA» en la parte inferior de la pantalla. El botón permanece desactivado mientras no haya ninguna entrega seleccionada.
Para cancelar, haga clic en «Cancelar»: volverá a la lista de entregas.
No modifique los filtros ni vuelva a cargar la página durante este paso: saldría de la creación del documento y tendría que volver a empezar desde «Acciones masivas».
En el teléfono, la pantalla está simplificada: cada entrega muestra su número, su dirección y su ciudad.
4. Entregar el documento al conductor
Una vez creado el documento, la ventana «Documento DeCA generado» ofrece cuatro acciones:
| Acción | Para qué sirve |
|---|---|
| Descargar | Guardar el PDF en su ordenador. |
| Imprimir | Imprimir el documento en formato A4, en una impresora de oficina (no en la impresora de etiquetas). |
| Acceder al enlace del código QR | Abrir la página pública del documento, que es la que consultan las autoridades al escanear el código QR. Es útil para comprobar el documento. |
| Enviar por correo electrónico | Enviar el documento a una o varias direcciones, por ejemplo, la del transportista o la del conductor. |
Enviar por correo electrónico
- Introduzca una dirección de correo electrónico y pulse Intro. Repita el proceso para añadir más destinatarios.
- Haga clic en «Enviar».
Cada destinatario recibe su propio correo electrónico: los destinatarios no ven las direcciones de los demás. El correo electrónico contiene el PDF adjunto, el código QR y el resumen del documento. El asunto es «Documento de control DECA», seguido de la referencia del documento, del transportista y de la fecha.
Si el envío falla para algunas direcciones, un mensaje las enumera: permanecen en el campo, por lo que puede corregirlas y volver a enviar el mensaje.
El conductor debe tener su copia antes de salir: impresa o recibida por correo electrónico en su teléfono.
5. Si la generación falla
Un documento DeCA cubre todo el vehículo: si una sola entrega plantea un problema, no se genera ningún documento. Un mensaje en la parte inferior derecha de la pantalla indica la causa.
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| «el nombre comercial … no tiene NIF, introdúzcalo en su ficha de nombre comercial» | Haga que añadan el NIF del nombre comercial (consulte Antes de empezar) y vuelva a iniciar la generación. |
| «el transportista … no tiene NIF, introdúzcalo en su ficha de transportista» | Haga que añadan el NIF del transportista y vuelva a iniciar la generación. |
| «… entrega(s) sin dirección de recogida» | Estas entregas no tienen una dirección de salida. Desmárquelas o haga que corrijan su punto de recogida y vuelva a iniciar el proceso. |
| «El documento DeCA de … entregas pesa … MB, por encima de los 5 MB autorizados» | La normativa limita el documento a 5 MB. Distribuya las entregas en varios documentos: desmarque una parte, genere el documento y repita el proceso con las demás. |
| «La generación del documento DeCA ha fallado» | Vuelva a intentarlo. Si el problema persiste, póngase en contacto con el servicio de asistencia de Woop. |
6. Modificar o volver a generar un documento
Un documento DeCA no se puede modificar. Si cambia algún dato (otro vehículo, una entrega añadida o retirada, una matrícula incorrecta), genere un documento nuevo con las entregas y las matrículas correctas.
El documento nuevo sustituye al anterior:
- el documento anterior se elimina y su enlace y su código QR dejan de funcionar;
- las entregas del documento anterior que no estén en el nuevo dejan de tener documento. Si aun así salen, genéreles un documento.
Entregue siempre la nueva versión al conductor.
7. Encontrar un documento en un pedido
El documento está asociado a cada uno de los pedidos que contiene. En la pantalla Entregas, haga clic en un pedido para abrir su panel de detalles:
- pestaña Información, sección «Documentos de entrega»: el Documento DeCA aparece con su fecha de generación y un botón de descarga (permiso «Descargar documentos»);
- pestaña Historial: el evento «Documento DeCA generado» indica quién lo generó. El icono de PDF abre el documento.
Solo se muestra la versión actual: un documento sustituido ya no aparece y el icono de PDF del historial siempre abre la última versión.
El documento permanece accesible durante 1 año.
Preguntas frecuentes
¿En qué idioma está el documento?
En el idioma de su cuenta de Woop: español, francés o inglés. Para cualquier otro idioma, el documento está en inglés. El correo electrónico de envío está en el mismo idioma que el documento.
No veo «Generar un documento DeCA» en «Acciones masivas».
Su cuenta no tiene el permiso «Generar un documento DeCA». Solicítelo a su administrador.
Una entrega que debe salir no aparece en la lista.
Compruebe los criterios introducidos (transportista, tienda, punto de recogida y fecha de recogida). Solo se ofrecen las entregas pendientes de recogida: una entrega ya recogida, entregada o cancelada no aparece.
¿Puedo incluir dos nombres comerciales o dos transportistas en el mismo documento?
No. El documento solo identifica a un cargador y a un transportista. Genere un documento por nombre comercial y por transportista.
¿El enlace del documento es público?
Sí: la normativa exige que las autoridades puedan consultarlo sin iniciar sesión. Cualquier persona que tenga el enlace o el código QR puede leer el documento, que contiene el nombre y la dirección de entrega de los clientes. Compártalo únicamente con el transportista y el conductor.