TomTom Webfleet

Introduction

Tutoriel TomTom pour planificateurs

Vous possédez des GPS ou tablettes TomTom pour guider vos agents ainsi qu’un compte Mapo pour planifier vos tournées. Mapo et TomTom Webfleet peuvent s’interfacer afin de simplifier votre activité, notamment via l’export en un clic de vos tournées vers vos GPS. Cette aide vous guidera pour mettre en place cette connexion.

Quatre phases sont nécessaires pour permettre l’interfaçage Mapo-TomTom et l’export en un clic de vos tournées optimisées vers vos appareils TomTom :

Créer un nouvel utilisateur TomTom Webfleet dédié pour votre planificateur.
Le planificateur reçoit un email de création et de confirmation de compte.
Le planificateur connecte Mapo et son nouveau compte Webfleet.
Le planificateur exporte ses tournées depuis Mapo vers les GPS cibles.

Le matériel TomTom et la plateforme Webfleet imposent certaines limites techniques :

Une destination est limitée à 500 caractères : Comprenant toutes les infos tel que nom, ref, coordonnées, quantité, horaire,....
Le firmware des terminaux Pro, se limite à 150 destinations par tournée.

Paramétrage Véhicules

Créer un nouvel utilisateur TomTom

Connectez-vous à votre compte TomTom WebFleet avec vos identifiants administrateurs

Afin d’interfacer Mapo, vous devez créer un nouvel utilisateur dédié. Cliquez sur l’onglet « Plus », puis « Utilisateurs », et « Nouveau » pour créer un nouvel utilisateur

Votre planificateur nécessite le profil « Expert » afin de pouvoir éditer certaines informations. Renseignez les identifiants et l’email de votre planificateur, cliquez enfin sur « Sauvegarder »

Le profil de votre planificateur doit ensuite être paramétré.

Via « Paramètres avancés », dans l’onglet « Externes », cochez « Accès à l’interface Webfleet.connect » puis « ok » pour valider

Un email de confirmation est envoyé sur la boîte mail de votre planificateur

Le nouvel utilisateur est visible dans votre liste d’utilisateurs et en attente de la confirmation par email

Vous pouvez vous déconnecter de votre compte admin Webfleet.

Email de confirmation

À la réception de l’email de confirmation, suivez les instructions citées

Connectez-vous à Webfleet grâce aux nouveaux identifiants du planificateur

Choisissez un mot de passe définitif. Le compte est confirmé par cette affirmation de mot de passe et aura accès aux véhicules de son groupe

Passerelle Mapo-Webfleet

Connectez-vous ensuite à https://app.mapo.com avec vos identifiants

Rendez vous dans Paramétrage Global > TomTom WEBFLEET. Entrez les nouveaux identifiants WebFleet et votre mot de passe, cliquez sur « Synchroniser », puis « Enregistrer ». Les informations présentes sur TomTom WebFleet sont importées et désormais présentes sur l’application.

Du fait de la synchronisation, votre GPS numéro 1 dans Webfleet est attaché au véhicule 1 dans l’application web, et ainsi de suite. L’assignation des GPS peut être ajustée si nécessaire dans la page propre à chaque véhicule.

Export en un clic de vos tournées

Sur Mapo, dans « Plans », accédez à un plan de tournées. À droite, dans le panel de contrôle, une icône d’export est visible :

pour exporter l’ensemble de vos tournées,
pour exporter chaque tournée individuellement

Cliquez sur l’icône d’export, puis sur « Commandes vers TomTom » pour exporter vos tournées vers vos GPS TomTom.

Vos commandes sont ainsi transmises via TomTom Webfleet à vos GPS TomTom. Vous pouvez visualiser ces commandes dans « Commandes » ou sur chacun de vos véhicules. L’ensemble des commandes, la date, l’heure d’envoi, et le véhicule associé sont visibles. Votre agent de terrain dispose des mêmes commandes sur son GPS TomTom.

Remontée des statuts de mission (option)

Après avoir envoyé les commandes vers un GPS TomTom, il est possible d’obtenir les statuts et leur évolution en temps réel. Chaque action réalisée sur le GPS sera répercutée directement sur la (ou les) tournée(s) du plan. Avec cette option des remontées de statut actif, vous pouvez visualiser l’état de chaque commande, via des pastilles de couleur. Chaque couleur de pastille correspond à un état différent de la commande. Ces pastilles sont visibles au niveau des arrêts de chaque tournée.

Les couleurs correspondent au statut suivant :

Bleu : Planifié
Jaune : Démarré
Vert : Terminé
Rouge : Rejeté
Gris : Suspendu
Il est possible d’activer les arrêts en fonction de leur statut

Les filtres sont proposés en fonction des statuts remontés par le GPS TomTom. Par défaut, le statut « Suspendu » est absent de la liste.

Par exemple, vous pouvez filtrer les arrêts avec statut rejeté. Seuls les arrêts avec la pastille rouge seront alors actifs. En revanche, les arrêts disposant d’un autre statut seront désactivés. Autrement dit, ces arrêts seront décochés et non pris en compte dans la tournée.

Via cette option, il est donc possible de pouvoir modifier en temps réel l’affectation des arrêts sur chaque véhicule et de relancer une optimisation. Si un véhicule A en fin de tournée est disponible, il est possible de lui affecter un arrêt non planifié d’un autre véhicule B.

Conducteur : prise en main du GPS

Les deux sections qui suivent sont à destination du personnel effectuant les tournées. Après lecture, vous saurez consulter vos ordres de mission sur votre GPS TomTom et naviguer vers vos destinations assisté du GPS.

Pré-requis :

Logiciels et services : nous supposons que votre planificateur possède un abonnement TomTom WebFleet, qu’il a connecté votre GPS à TomTom WebFleet, et a interfacer l’application de planification (Mapo) avec TomTom Webfleet.
Matériel : ce tutoriel est basé sur les appareils TomTom PRO-52xx-72xx. Pour réinitialiser votre TomTom à sa configuration sortie d’usine, aller dans : Paramètres > Systèmes > Réinitialiser puis confirmer la réinitialisation.

Démarrer votre GPS TomTom

Bouton de navigation : les modes « Cartes / Navigation » sont accessibles par clics sur l’icône en forme de flèche.

Boutons du volet WebFleet : allumez votre GPS, attendez quelques minutes. Lorsque vous utilisez la solution de gestion de flotte WebFleet, le menu WebFleet s’affiche à gauche de l’écran

Les boutons suivants permettent de gérer votre mission et vos instructions.

« Active Driver Feedback » vous donne des conseils pour une conduite économe.
« État de travail » annonce votre état de travail : actif en livraison, actif en pause, arrêt (hors horaire de travail).
commande « État de la commande en cours » permet de commencer à naviguer vers le prochain point de passage de la tournée. Cliquez pour déclarer l’état de la mission en cours.
« Instructions » (ou « Liste des commandes ») permet d’afficher la liste des destinations et l’instruction en cours. La puce numérotée indique le nombre d’instructions nouvelles et non lues. Touchez ce bouton pour afficher la liste complètes des instructions. Pour passer directement à une instruction choisie, sélectionnez l’instruction souhaitée puis confirmez.
« Messages » vous permet d’accéder à vos messages.

Conducteur : usage au quotidien

Usage quotidien avec TomTom WebFleet

Votre planificateur a envoyé vos ordres de mission sur votre GPS. Allumez votre GPS.

À la réception de vos missions, le bouton (4) liste « Instructions » (ou « liste des commandes ») affiche une puce numérotée avec le nombre de destinations reçues.
Cliquer sur l’icône de la liste des commandes .
Dans cette liste des commandes, sélectionner et cliquer sur la mission numéro 1
Cliquez « Commencer / Suivant » en bas à droite pour démarrer la tournée du jour et la première mission
Pour commencer la navigation assistée par GPS, retournez sur la carte via flèche « Retour » (a), puis cliquer sur la flèche de navigation (b)

Gestion de vos missions

Vous pouvez afficher la mission en cours via le bouton (3) « État de la commande en cours ». Vous pouvez modifier votre tournée via le bouton (4) « Instructions ».

Cliquer sur une mission spécifique, puis sur « Commencer » pour suspendre l’instruction initiale et démarrer cette nouvelle mission.
Cliquer sur une commande en cours, via option, vous pouvez suspendre / reprendre / annuler cette mission.