Importer une base de données destinations

 

Afin de créer les Destinations massivement, l’import par tableur est possible au format csv. Les fichiers CSV peuvent être générés à partir de tableurs Excel (Microsoft) ou Calc (OpenOffice, LibreOffice).

L'import de fichier CSV de destinations est accessible dans en cliquant sur le lien "Destinations" => "Importer" ci-dessous,

 

• Données importables par fichier csv
  
  • Données obligatoires
  • Données optionnelles
  • Données Tournée
  • Données Destinations
  • Données Visite
• Importer un fichier destinations
• Aide
• Les options d’import
• Bonnes pratiques pour l’import de fichier csv
• Corriger les erreurs d’import les plus répandues
  • Rien à importer
  • Fichier incorrect
  • Fichier invalide
  • Fichier autre que csv
  • Echec de validation
  • Plus de tournées que de véhicules
  • Libellé trop long
• Importer les destinations TomTom

 

En bas de page, Vous pouvez télécharger un modèle de fichier Destinations standard (avec les en-têtes de colonnes adéquates à l’import).

: Modèle CSV standard : 

En cliquant sur le lien ci-dessous, vous pouvez télécharger un modèle de fichier Destinations Excel (avec les en-têtes de colonnes adéquates à l’import).

 : Modèle CSV Excel

Note 
Seules les colonnes « Nom » et les colonnes des coordonnées géographiques (Voie/Code postal/Ville ou Latitude/Longitude) sont obligatoires.

 

Données importables par fichier csv

Chaque ligne du fichier csv correspond à une destination. Les colonnes correspondent aux informations pertinentes pour chaque destination. Chaque champ Destinations correspond à une colonne du fichier modèle CSV.

 

Données obligatoires

Pour un import réussi, les données obligatoires sont :

• nom de la destination
• coordonnées géographiques (sous la forme Voie/Code postal/Ville ou sous la forme de Latitude/Longitude). Le géocodage se fait soit par l’adresse, soit par les coordonnées GPS.

Données optionnelles

Les données optionnelles sont des informations complémentaires concernant les destinations. Elles entrent en compte dans le calcul d’optimisation. Elles concernent la tournée à laquelle est affectée la destination, la destination ou la visite de la destination.

 

Données Tournée

• Véhicule : nom ou référence du véhicule auquel la destination est affectée.
• Livré : indique si la destination est livrée durant cette tournée ou pas.
• Type d’arrêt : qualification du point d’arrêt en visite, dépôt ou pause. La valeur par défaut est visite.

Données Destinations

• Référence destination : la référence doit être unique. Elle permet la modification/mise à jour d’une destination par import. En l’absence de référence, les informations sont ajoutées. Si la référence existe, les informations sont mises à jour.
• Téléphone : numéro auquel joindre la destination. Une alerte s’affiche si dans ce champs n’est pas indiqué qu’un seul numéro de téléphone valide.
• Commentaire : Champ libre pour toute information importante ou secondaire concernant la destination.
• Libellés : Mot ou groupe de mots permettant le tri et le groupage dans la liste des destinations et le rapprochement entre une ou des destinations et les compétences d’un véhicule.

Données Visite

• Référence visite : nom ou référence de la visite à une destination.
• Horaire début : horaire auquel commence une visite. Cet horaire peut dépasser 24h.
• Horaire fin : horaire auquel finit une visite. Cet horaire peut dépasser 24h.
• Libellé visite : Catégories de visites.
• Durée visite : Durée de la visite exprimée en HH:mm:ss (heures:minutes:secondes).
• Priorité visite : niveau de priorité de la visite compris entre -4 et 4. Si la visite est primordiale/prioritaire, attribuer 4. Si la visite est secondaire/ accessoire, attribuer -4.
• Quantité (unité livrable) : Définir le nombre de quantités à livrer ou à récolter.
• Opération : Choisir entre remplir (s’il s’agit d’une récolte) et vider (s’il s’agit d’une livraison).
• Code barres : Indiquer le-s code-s barre-s liés à la quantité (unité livrable).

Note : 
Les libellés correspondent aux compétences des véhicules.

Note  :
Les quantités sont déterminées par les unités livrables créées dans « Véhicules » => «Unités livrables».

 

Importer un fichier destinations

Pour accéder à la page « Importer des destinations », dérouler le menu « Destinations », puis cliquer sur « Importer ».

 

1. Dans la section Fichier CSV, cliquer sur le bouton « Sélectionner fichier » . Puis dans les dossiers du PC, sélectionner le fichier (au format CSV) à importer. Un lien « Aide - Définition des colonnes » détaille le contenu du fichier à envoyer. Ce lien permet également de modifier les noms des champs selon les appellations internes à l’entreprise.
2. Choisir de mettre à jour les destinations (des références uniques et constantes doivent alors être présentes dans votre fichier CSV), ou de supprimer et remplacer vos destinations avant import.
3. Décocher « Supprimer anciens plans de tournée » pour conserver les anciennes tournées.
4. Pour valider l’import, cliquer sur le bouton « Importer ».

La gestion par fichier CSV permet une visualisation et une organisation des données plus synthétiques. L’import de destinations crée alors automatiquement des destinations et leur visite ainsi qu’un plan de tournées selon les colonnes renseignées. Si une destination doit être visitée plusieurs fois, l’option « Visites multiples » (activable sur demande) permet à l’import de mieux organiser vos destinations sans avoir de répétition à la même adresse.

Une fois le fichier reconnu et l’import validé, la base de données Destinations est géocodée et la page « Liste » s’ouvre automatiquement afin de visualiser les données importées dans un tableur et sur une carte.

 

Aide

La rubrique d’Aide s’ouvre au clic sur « Aide - Définition des colonnes ».

Tous les champs sont explicités comme dans la partie Données importables par fichier csv.

Il est possible de modifier les noms des champs pour les faire correspondre aux champs de base de données destinations existants. Au clic sur l’icône , un champ éditable s’ouvre pour y intégrer le nom de champ souhaité.

Au clic sur le champ à modifier, une consigne est affichée dans une popover. Les formats de données sont exprimés par exemple.

Les options d’import

1. Mise à jour / Ajout : les destinations contenues dans le fichier sont ajoutées ou si la référence est déjà présente dans Mapo les destinations sont mises à jour des informations présentes dans le fichier
2. Supprimer les anciennes destinations : les anciennes destinations sont supprimées. La base de données destinations est vidée. Quand cette case est cochée, la case à cocher “Supprimer les anciens plans” est cochée automatiquement.
3. Fusionner les lignes concernant une même destination : plusieurs lignes d’un fichier concernant la même destination peuvent être fusionnées quand cette case est cochée. La fusion se fait sur la base de la référence de la destination.
4. Supprimer les anciens plans : les plans présents dans Mapo sont supprimés.
5. Configuration des véhicules : le menu déroulant liste les configurations véhicules présentes dans Mapo. La configuration véhicule sélectionnée sera celle prise en compte sur le plan importé. Si aucune configuration véhicule n’est sélectionnée, c’est la première configuration dans la liste des véhicules qui est affectée au plan.

 

Bonnes pratiques pour l’import de fichier csv

• Respecter les en-têtes de colonnes du modèle Modèle CSV exemple : “libellés” est au pluriel, contrôler les accents.
• Renseigner les en-têtes de colonne avec des lettres minuscules dans le fichier au format csv. (comme indiqué dans le modèle d’import)
• Supprimer la (ou les) lignes(s) de la destination pour la (ou les) retirer du fichier à importer. Effacer une ligne est insuffisant, il faut sélectionner la ou (les) lignes concernée(s) et les supprimer avec la fonction suppression du tableur.
• Vérifier que tous les points importés disposent bien d’un nom. La cellule associée à la colonne “nom” doit être renseignée pour chacune des lignes.
• Importer uniquement des fichiers au format csv.
• Supprimer les lignes en doublon ou dupliquées.
• Si vous disposez de référence, choisir une référence unique pour chaque destination.
• Fermer les logiciels utilisant le fichier csv avant de l’importer.

Corriger les erreurs d’import les plus répandues

En cas d’erreur de fichier, les messages sont assez explicites. Voici les principales raisons d’import impossible :

 

Rien à importer

Les en-têtes de colonnes du fichier ne correspondent pas aux en-têtes attendues. Vérifier les en-têtes de colonnes en les comparant au modèle de fichier d’import. Faire correspondre les données et les champs.

 

Fichier incorrect

La structure du tableur est corrompue. Les en-têtes de colonnes sont décalées par rapport à leur contenu, par exemple. Ouvrir le fichier csv dans un éditeur de texte peut permettre de constater le-s décalage-s

 

Fichier invalide

Deux raisons peuvent provoquer cette erreur : - Le champ « nom » n’est pas correctement rempli. Vérifier la colonne « nom ». Corriger les lignes manquantes ou erronnées. - Les coordonnées géographiques ne sont pas correctement renseignées. Renseigner les coordonnées GPS (Latitude et Longitude) OU l’adresse complète (Voie/Code Postal/Ville).

 

Fichier autre que csv

Tout fichier importé doit être au format csv (comma-separated value). Pour faire d’un tableur un fichier csv, enregistrer sous format CSV (séparateur virgule).

 

Echec de validation

Pour ne pas provoquer d’erreur de plage horaire

La Plage horaire 1 doit être remplie si un début ou une fin de Plage horaire 2 est renseigné(e).
La fin d’une Plage horaire doit être après le début de ladite plage horaire.
Note : 
Pour les horaires de nuit, de 23h à 7h, par exemple, le fichier doit contenir une colonne avec l’horaire du lendemain (dans l’exemple, 7h). La colonne “horaire fin” doit contenir la formule =cellule horaire du lendemain+ 24:00:00. Les cellules doivent être au format Heure -> 87661 13:37:46 cell_format.

 

La Priorité doit être comprise entre -4 et 4. Hors de cet intervalle, l’erreur apparaît. Vérifier que la colonne Priorité contient des chiffres entre -4 et 4.

La Quantité doit être un nombre. Vérifier que la colonne Quantité contient des nombres.

 

 

Plus de tournées que de véhicules

Si le nombre de tournées importées dépasse le nombre de véhicules disponibles, l’erreur “Tentative d’importer plus de tournées que de véhicules disponibles” apparaît.

Pour régler ce problème : - Supprimer des lignes de destinations, les ajouter dans un autre import, créer un nouveau plan. Toutes les destinations apparaissent sur le nouveau Plan. - Supprimer les données des colonnes Tournée. Lancer l’import. Créer un nouveau Plan. Toutes les destinations apparaissent sur le nouveau Plan.

 

Libellé trop long

Le champ Libellé doit contenir 255 caractères maximum. Si le libellé ou la liste des libellés dépasse cette limite, cette erreur s’affiche. Pour éviter cette erreur, vérifier la colonne Libellé pour que chaque cellule contienne moins de 255 caractères.

 

Importer les destinations TomTom

Pour accéder à la page « Importer des destinations », cliquer sur le menu « Destinations », puis sélectionner « Importer »

 

Dérouler la section TomTom en cliquant sur le menu basculant.
Choisir s’il s’agit d’une mise à jour/ajout de destinations ou d’un remplacement des destinations présents dans l’application.
Cliquer sur le bouton Importer
Note

Le paramétrage de l’appareil ou des appareils TomTom dans Paramétrage global est nécessaire pour utiliser cette fonction.