Sommaire: Accès rapide
Etape 0 : Le choix du couple Enseigne/magasin + Formulaire
Etape 2: Le bloc "Contenu de l’expédition"
Etape 5: Le bloc "Renseignements complémentaires"
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Pour simplifier le travail des préparateurs et conseillers de vente face à la multiplicité des outils transporteurs, nous avons créé une interface unique : le formulaire d'expédition
Cet outil, entièrement intégré à Woop, est à la fois connecté à notre catalogue transporteurs (prenant en compte leur réseau, leurs contraintes et leurs spécificités) et également aux enseignes, permettant ainsi de proposer à nos utilisateurs une expérience contextualisée, sans-couture et efficace.
Désormais, un conseiller de vente peut donc expédier une marchandise vers son client final ou déclencher un retour produit depuis son domicile, et ce, en quelques clics.
NB: une étape de paramétrage est nécessaire avant la 1ère utilisation du formulaire. ICI
Etape 0: Le choix du couple Enseigne/magasin + Formulaire
Cette étape est utile à plusieurs titres. Tout d'abord, elle permet à l'utilisateur dont le profil le permet, de choisir, dans les 2 menus déroulants, entre plusieurs enseignes et/ou plusieurs magasins avant de rentrer dans le remplissage du formulaire.
C'est également lors de cette étape qu'il sera possible de choisir entre les différents formulaires d'expédition créés (qu'ils soient en livraison à domicile ou en retour). Plus d'informations sur le paramétrage ICI.
Les magasins proposés seront uniquement ceux de l'enseigne précédemment sélectionnée et tous les contextes enseigne resteront bien étanches entre eux.
Ex: Si vous avez un profil disposant d'un rôle "gestionnaire" pour le contexte enseigne X, vous n'aurez qu'aux magasins A, B, C, D et E. Un profil disposant du rôle "vendeur" de la même enseigne, mais pour le magasin B, ne verra pas les magasins A, C, D et E. De même qu'un profil disposant d'un rôle sur un contexte d'une autre enseigne, ne pourra pas accéder aux formulaires d'expédition de l'enseigne X.
Cette étape préliminaire (appelée ici étape 0) est aujourd'hui obligatoire pour tous les utilisateurs disposant du droit utilisateur: Afficher le(s) formulaire(s) d'expédition personnalisé(s), et même si ceux-ci n'ont pas de formulaire d'expédition paramétré.
Lorsque le séparateur "voir plus" est affiché, cela signifie qu'un tunnel de commande "ancienne génération" est disponible.
Etape 1: Le bloc "Expédition"
Ce bloc permet de saisir les adresses de départ et d'arrivée de la marchandise.
Le lieu de départ reprendra, dans le cas d'un flux de livraison classique, l'ensemble des points de prélèvements renseignés pour le couple enseigne/magasin ainsi que la possibilité de saisir une adresse personnalisée. Pour cette dernière, vous pourrez soit la saisir manuellement ou profiter de l'auto-complétion pour faciliter votre recherche.
Vous pourrez faire de même pour la saisie de l'adresse de livraison (manuellement ou via l'auto-complétion).
En cliquant sur la case, vous aurez la possibilité de saisir un complément d'adresse afin de préciser un étage, digicode ou tout autre information utile pour la livraison.
Une fois que vous aurez appuyé sur "suivant", nous ferons une vérification d'éligibilité auprès des transporteurs connectés à l'enseigne afin d'écarter ceux ne pouvant effectuer la livraison sur la base de critères géographiques, comme par exemple:
- le pays ou le code postal,
- une distance minimum ou maximum,
- une zone géographique prédéfinie.
Si vous avez activé l'option livraison depuis ou vers un autre magasin dans les paramétrages, d'autres options seront possibles:
- Point de départ: choisir une adresse personnalisée et ensuite vous pourrez choisir de faire partir la marchandise depuis un autre magasin
- Point d'arrivée: En activant la case à cocher, vous pourrez également choisir un autre magasin en guise de lieu d'arrivée
Etape 2: Le bloc "Contenu de l’expédition"
Le bloc contenu de l'expédition sert à définir la ou les marchandises qui seront livrées. Le bloc se découpe en 2 parties: une partie Colis et une autre Produits.
Il est possible d'ajouter plusieurs colis pour la livraison grâce au bouton sur la droite, et pour chacun d'entre eux, plusieurs produits également. Voici un exemple de répartition colis / produits:
- Colis 1
- produit A
- produit B
- produit C
- Colis 2
- produit A
- ...
Pour définir son colis, il y a donc plusieurs champs à remplir:
Le type de colis (menu déroulant) permet de choisir entre plusieurs types de colis comme Standard, Bac ou Palette. Ce choix n'aura pas d'impact sur le poids ou dimensions prédéfinies ensuite. Ce champ peut être masqué dans le paramétrage.
La dimension du colis (menu déroulant) permet de récupérer les différentes configurations de colis paramétrées au niveau enseigne, tout en reprenant le nom, les poids et les dimensions. Le choix Autre permet de rentrer manuellement les dimensions du colis à l’aide de champs.
Le volume du colis (champ de saisie de valeurs décimales) est un champ facultatif vous permettant de forcer le volume du colis (en m3 ou cm3). Lorsque ce champ n'est pas saisi, Woop calculera lui-meme le volume du colis lors du passage de la commande (lors du Post Order).
Le poids (champ de saisie de valeurs décimales) représente bien celui du colis avec l'ensemble de ses produits, exprimé en kilogramme.
La quantité (champs de saisie de nombres entiers) correspond au nombre de colis ayant les mêmes informations présentes dans le bloc contenu de l’expédition. Par défaut à 1, vous pouvez choisir de masquer ce champ dans les paramètres.
ex: Si vous mettez 5 en quantité, c'est comme si vous aviez appuyé 5 fois sur "ajouter un colis" avec les memes informations pour chacun d'entre eux.
L’emprise au sol (champ de saisie de valeurs décimales) est un champ facultatif correspondant à la surface occupée par le colis au sol (unités possibles: m2, cm2 ou Palette)
La case à cocher Ajouter des références au colis permet d’ajouter une Référence au colis ainsi que le Code barre de livraison associé et ce, pour chaque colis représenté par le champ Quantité
Une fois le remplissage du colis terminé, et si le bloc a été rendu affichable dans les paramètres, vous pourrez alors ajouter des produits.
NB: Par défaut, vous aurez toujours un produit ajouté de type marchandise générale. Vous pourrez le supprimer, mais il en faudra au minimum un pour valider l'étape de Colisage.
Vous pourrez ensuite ajouter d'autres produits de votre choix soit via le bouton Ajout de produit soit en recherchant dans un catalogue produits via le champ Rechercher un produit du catalogue. Cette dernière solution ne sera possible que si vous avez ajouté un catalogue dans la page enseigne (via l'onglet paramétrage).
Certains types de produits nécessitent des informations supplémentaires, comme les produits dangereux. Plus de détails ici.
Selon le paramétrage de votre formulaire d'expédition, les champs produits suivant peuvent être accessibles, tout en restant non obligatoire:
- Description: le nom du produit (champ libre)
- Typologie: ce champ permet de classer le produit selon sa typologie afin de pouvoir filtrer d'éventuels transporteurs ne pouvant transporter certains produits (Menu déroulant, exemple: produits dangereux)
- CUG: Le Code Unitaire de Gestion permet d'ajouter une référence produit propre au chargeur (chaine de caractères)
- EAN: correspond au code barres des produits (chiffres)
- Dimensions et poids: permet de renseigner des dimensions et un poids propre au produit. (Longeur, largeur hauteur en mm, cm ou m et Poids en mg, g ou kg)
- Familles de produit: Permet de donner plus de détails sur le nomenclature produit (champ libre)
- Prix produit: Permet de spécifier le prix de vente d'un produit (valeur + devise)
-
Services au produit: Ce champ permet de paramétrer un ou plusieurs services spécifiques au produit en question (menu déroulant avec la liste des services).
NB: Une fois ce champ rempli, l'étape 3 du formulaire (services) aura pour service: "Service par produit"
NB: le remplissage de ces champ peut être simplifié via la gestion d'un catalogue produit
Une fois les colis et produits saisis, une nouvelle vérification au niveau des transporteurs est opérée. Cette fois-ci, elle porte sur les capacités et contraintes des transporteurs sur la livraison de la marchandises:
- Poids minimum / maximum, poids volumétrique
- Quantités, taille développées, volume ou emprise au sol
- Type de produits
- etc
NB: Si l'option est activée dans les paramétrages, cette étape peut être automatiquement passée.
Etape 3: Le bloc "Service"
Le bloc service reprend l'ensemble des services disponibles pour les transporteurs éligibles à cette étape. Autrement dit, si un transporteur n'est pas éligible suite à l'étape colis/produits, le formulaire ne proposera pas ses différents services.
A cette étape, le formulaire propose donc des services principaux et sous services, représentant l'ensemble des possibilités afin de livrer la marchandises voulue. Une fois celui-ci choisi, une nouvelle vérification de transporteurs est effectuée, afin d'écarter ceux ne proposant pas le ou les services demandés.
Si l'option tags de livraison a été activée dans le formulaire, et si des tags ont été prédéfinis dans le bloc dédié présent sur l'onglet paramétrage de la page enseigne, alors l'utilisateur peut être amené à faire des choix afin de mener à bien la livraison.
L'ensemble des tags ici dépendra de la configuration opérée au niveau enseigne. Cela peut porter sur une case à cocher, une liste déroulante ou un sélecteur oui/non.
NB: Si certains tags ne sont pas issus du bloc de paramétrage sur la page Enseigne, ils s'afficheront comme des champs texte modifiables. Cela peut être le cas pour une modification de commande effectuée par API.
Etape 4: Le bloc "Livraison"
Cette étape permet à l'utilisateur de choisir le jour et le créneau d'enlèvement et de livraison de la marchandise. A ce moment du formulaire, les transporteurs éligibles à la livraison lors de l'étape précédente seront consultés pour récupérer leur planning de livraison. Les résultats sont proposés jour par jour et mutualisés entre les transporteurs.
Le planning d'enlèvement
Si activé dans le paramétrage, l'utilisateur peut se voir demander une date d'enlèvement de la marchandise au magasin (ou point de prélèvement).
La première date sur laquelle l'utilisateur est positionnée a été calculée dynamiquement grâce au moteur de la promesse. Cela permet de calculer une date d'enlèvement au plus tôt en fonction des contraintes des différents transporteurs éligibles à ce stade du formulaire. Ensuite, l'utilisateur pourra choisir un créneau, qui sera dépendant de l'existence d'un planning d'expédition, d'horaires de travail du transporteur au niveau point de prélèvement et du type de point de prélèvement renseigné dans la commande (Point de prélèvement pré-enregistré ou adresse de livraison).
Exemple: Si un planning d'expédition, celui-ci prendra le dessus sur les horaires de travail du transporteur au niveau du point de prélèvement.
Le planning de livraison
Exemple: l'utilisateur clique sur le 1 juillet, les résultats proposés seront les créneaux de tous les transporteurs éligibles, classés par ordre chronologique. L'utilisateur clique sur le créneau [12:00-14:00] et le transporteur Niji et Luigi sont disponibles mais pas Chronopost.
La gestion des créneaux de livraison
Une nouvelle fois, la première date sur laquelle l'utilisateur est positionnée a été calculée dynamiquement grâce au moteur de la promesse. Cela permet de calculer une date de livraison au plus tôt en fonction des contraintes des différents transporteurs éligibles à ce stade du formulaire. Une fois la date choisie, différents créneaux peuvent être proposés.
Plusieurs cas sont alors possibles pour l'affichage des créneaux, ceux-ci peuvent être soit:
- Intelligents, dans la mesure où ces créneaux auront été remontés par notre moteur d'optimisation de tournées. Les créneaux proposés seront donc insérés dans une tournée existante ou à venir via notre module de route management: Route Planner,
- Dynamiques, issus directement du système d'information du transporteur connecté. Les règles d'affichage des créneaux dépendent ici du transporteur,
- Statiques, avec un planning théorique renseigné au niveau point de prélèvement enseigne / transporteur. Lorsqu'un planning avec capacitaire est ajouté, il peut être défini soit en décrément à la commande ou au colis.
Exemple: une commande disposant de 3 colis dispose de 2 transporteurs éligibles: X et Y. Le planning du transporteur X est paramétré "au colis" et Y "à la commande". Lors du choix du transporteur, le formulaire remontera les créneaux disponibles des 2 transporteurs en fonction de leur capacitaire restant (minimum 3 pour X et 1 pour Y) et en fonction du transporteur choisi, seront décrémentés 3 ou 1 au capacitaire restant.
NB: Il existe aussi des créneaux statiques dits "par défaut", qui seront proposés quand aucun des 3 types de créneaux ci-dessus ne seront possibles. Ces créneaux peuvent être de 2 sortes: "par défaut enseigne" renseignés via la page enseigne et "par défaut global" définis par WOOP. Il n'y a pas de gestion de capacitaire de commande pour les plannings par défaut.
En résumé, un créneau peut-être:
- Intelligent,
- Dynamique,
- Statique,
- théorique avec capacitaire
- par défaut sans capacitaire
Le formulaire, selon la configuration adoptée, peut proposer l'affichage ainsi que le choix du transporteur. Si le choix n'est pas effectué ou si les transporteurs ne sont pas affichés via la configuration, c'est alors le moteur d'orchestration WOOP qui se chargera de trouver le meilleur transporteur une fois la commande finalisée.
Le prix de la commande
Cette fonctionnalité a été prévue afin de calculer automatiquement des frais de livraison afin que l'utilisateur puisse visualiser un montant TTC à refacturer au client final. Il est à noter que ce montant est totalement décorrelé des grilles tarifaires des transporteurs et donc, de ce que facture un transporteur à l'enseigne.
Pour fonctionner, il faudra :
- activer la fonction prix de la commande le paramétrage du formulaire (onglet livraison)
- ajouter dans l'onglet technique de la page enseigne, une gestion tarifaire au niveau enseigne (et non transporteur)
Etape 5: Le bloc "Renseignements complémentaires"
La dernière étape avant finalisation du formulaire a pour objectif de récupérer les informations complémentaires de la commande à savoir:
- les références de la commande
- les informations du clients
Les références de commande
Les références de la commande peuvent revêtir 2 formes:
- le numéro de commande est un identifiant unique obligatoire dans le système d'Information Woop dans un contexte enseigne. Vous le retrouverez dans les appels API derrière le champ: externalOrderId ou dans l'interface Woop sous l'intitulé: ID technique.
NB: Le numéro de commande d'une livraison dont le statut est terminé, peut également être réutilisé. - la référence métier est un identifiant supplémentaire et facultatif dans le formulaire (activable au besoin dans le paramétrage) qui peut être utilisé par l'enseigne pour ses propres besoins.
Si le champ n'est pas activé ou non renseigné, il prendra la meme valeur que le numéro de commande.
Les 2 références peuvent être automatisées grâce à la fonctionnalité de génération auto/manuelle disponible dans l'onglet paramétrage de la page enseigne. Pour cela, un horodatage sera généré et placé entre un préfixe et un suffixe au choix, parmi :
- l'ID du point de prélèvement
- Un identifiant du magasin
- Un nom du magasin
- La date du jour ou l'heure et la minute
Les coordonnées du destinataire
Les champs à saisir dans cette partie servent à l'identification du client final, destinataire de la livraison. Ces données seront utiles, entre autre, pour le suivi du colis, l'édition de l'étiquette mais aussi la gestion des notifications.
Finalisation du formulaire
Une fois l'ensemble du formulaire saisi, le bouton finaliser le formulaire s'active.
NB: Si l'on souhaite repartir en arrière pour modifier un bloc, il faudra repasser par la validation de chaque bloc qui suit, afin de repasser les vérifications d'éligibilité des transporteurs.
Une fois la commande créée, vous pourrez retrouver son suivi et l'étiquette de transport directement via notre pilotage avancé.