Importer et utiliser un catalogue de produits
1. Introduction
Quand vous créez une expédition, vous devez renseigner les informations du ou des produits envoyés : libellé, poids, dimensions, prix, etc. Saisir ces informations à la main pour chaque envoi prend du temps et augmente le risque d'erreur.
Le catalogue produit résout ce problème. Vous importez une seule fois la liste de vos produits (via un fichier CSV), et ensuite, lors de la création d'une expédition, il vous suffit de rechercher un produit par son nom, son code ou son EAN pour que tous ses champs se remplissent automatiquement.
Bénéfices :
- Gain de temps à chaque création d'expédition.
- Moins d'erreurs de saisie (poids, dimensions, prix toujours cohérents).
- Un seul point de mise à jour : vous actualisez le catalogue, tous vos futurs envois en bénéficient.
2. Guide d'importation du Catalogue CSV
Prérequis & Formatage
Avant de préparer votre fichier, voici les règles à respecter :
| Critère | Exigence |
|---|---|
| Format de fichier | .csv uniquement |
| Taille maximale | 10 Mo |
| Encodage | UTF-8 (important pour les accents : é, à, ç…) |
| Séparateur | Virgule , ou point-virgule ; — les deux sont acceptés automatiquement |
| Première ligne | Doit contenir les en-têtes de colonnes |
| Séparateur décimal | Le point . (ex : 15.50, et non 15,50) |
💡 Astuce : si vous préparez votre fichier avec Excel, utilisez l'option Enregistrer sous > CSV UTF-8 (délimité par des virgules). L'enregistrement standard "CSV" peut casser les accents.
Structure du fichier (colonnes)
Chaque ligne du fichier CSV représente un produit. Le nom exact attendu par le système figure entre parenthèses dans l'en-tête de colonne — conservez-le tel quel, même si vous traduisez ou modifiez le libellé visible.
| Colonne | Description | Exemple | Obligatoire |
|---|---|---|---|
Cug (cug) | Code interne produit (CUG) | 1167 | Oui (au moins un identifiant parmi CUG, EAN, Libellé) |
Ean (ean) | Code-barres EAN du produit | 5414425009367 | Oui (au moins un identifiant parmi CUG, EAN, Libellé) |
Libellé (label) | Nom / désignation du produit | Hotte NOVY 936 INOX | Oui (au moins un identifiant parmi CUG, EAN, Libellé) |
Longueur valeur (length.value) | Longueur du produit | 66 | Non* |
Longueur unité (length.unit) | Unité de longueur (mm, cm, m) — par défaut cm si vide | cm | Non |
Largeur valeur (width.value) | Largeur du produit | 60 | Non* |
Largeur unité (width.unit) | Unité de largeur | cm | Non |
Hauteur valeur (height.value) | Hauteur du produit | 24 | Non* |
Hauteur unité (height.unit) | Unité de hauteur | cm | Non |
Poids valeur (weight.value) | Poids du produit | 16 | Non* |
Poids unité (weight.unit) | Unité de poids (kg, g, mg) — par défaut kg si vide | kg | Non |
Prix produit valeur (productPrice.value) | Prix unitaire | 299.99 | Non* |
Prix produit devise (productPrice.currency) | Devise, code ISO 3 lettres (EUR, USD, GBP…) | EUR | Non* |
Familles de produits (productFamilies) | Une ou plusieurs catégories, séparées par une virgule | électroménager & cuisines | Non |
* Règle importante — champs "groupés" : certains champs doivent être remplis ensemble ou pas du tout :
- Dimensions : si vous renseignez la longueur, vous devez aussi renseigner la largeur et la hauteur (les 3 ou aucune).
- Poids : si vous renseignez une valeur, l'unité est optionnelle (elle prend
kgpar défaut) — mais l'inverse (unité sans valeur) provoque une erreur. - Prix : la valeur et la devise doivent être renseignées ensemble, ou toutes les deux laissées vides.
Exemple de fichier CSV valide (séparateur ;) :
Cug (cug);Libellé (label);Ean (ean);Longueur valeur (length.value);Longueur unité (length.unit);Largeur valeur (width.value);Largeur unité (width.unit);Hauteur valeur (height.value);Hauteur unité (height.unit);Poids valeur (weight.value);Poids unité (weight.unit);Prix produit valeur (productPrice.value);Prix produit devise (productPrice.currency);Familles de produits (productFamilies) 1167;Hotte NOVY 936 INOX;5414425009367;66;cm;60;cm;24;cm;16;kg;299.99;EUR;électroménager & cuisines 31319;Soupape SEB noir 790076 authentique;3045387900762;13;cm;4;cm;18;cm;0.059;kg;15.50;EUR;Accessoires pour casseroles & poêles
Étapes pas-à-pas
- Rendez-vous sur la fiche de votre enseigne (retailer), puis ouvrez l'onglet Paramètres.
- Dans la section Catalogue, cliquez sur [Ajouter].
- Une fenêtre s'ouvre. Si vous n'avez jamais créé de fichier, cliquez sur [Télécharger un exemple] pour obtenir un modèle CSV pré-rempli avec les bons en-têtes.
- Remplissez les champs du catalogue :
- Titre : un nom pour identifier ce catalogue (obligatoire).
- Date d'expiration : date à partir de laquelle le catalogue sera considéré comme périmé (obligatoire).
- Rappel avant expiration (en jours) : nombre de jours avant la date d'expiration où vous souhaitez être alerté (obligatoire).
- Cliquez sur le champ Fichier (.csv max 10 Mo) et sélectionnez votre fichier CSV préparé.
- Cliquez sur [Enregistrer] pour lancer l'import.
- Un message de confirmation "Votre catalogue a bien été ajouté" s'affiche, et votre catalogue apparaît dans la liste avec le nombre de produits importés.
ℹ️ Vous pouvez ensuite consulter à tout moment : le nombre de produits, la date d'enregistrement, la dernière mise à jour, la date d'expiration et la date de rappel — directement depuis la fiche du catalogue.
Gestion des erreurs fréquentes
Si l'import échoue, le système affiche un message générique ("Oops ! Une erreur est survenue") sans forcément préciser la ligne fautive. Voici les causes les plus fréquentes à vérifier en priorité :
| Symptôme | Cause probable | Solution |
|---|---|---|
| Import refusé dès le départ | Fichier non .csv ou supérieur à 10 Mo | Vérifiez l'extension et la taille du fichier |
| Accents affichés bizarrement (é, à ...) | Mauvais encodage | Réenregistrez le fichier en UTF-8 |
| Erreur sur une ligne avec dimensions | Longueur, largeur ou hauteur renseignée seule (les 3 doivent être présentes ensemble) | Complétez les 3 dimensions ou videz-les toutes les 3 |
| Erreur sur une ligne avec poids | Unité de poids invalide ou unité renseignée sans valeur | Utilisez uniquement kg, g ou mg, et associez toujours une valeur |
| Erreur sur une ligne avec prix | Devise invalide, ou prix/devise renseigné à moitié | Utilisez un code devise ISO valide (EUR, USD...) et remplissez les deux champs ensemble |
| Ligne entière rejetée | Aucun identifiant produit renseigné | Chaque ligne doit avoir au moins un CUG, un EAN ou un libellé |
| Colonnes ignorées à l'import | En-tête modifié sans conserver la partie entre parenthèses | Repartez du fichier exemple et ne modifiez pas le texte entre parenthèses |
Notre conseil : en cas d'échec, repartez du fichier exemple téléchargé, réimportez vos données ligne par ligne par petits lots (5-10 produits) pour isoler rapidement la ligne fautive.
3. Utilisation du Catalogue dans le Formulaire d'Expédition
Étapes pas-à-pas
- Lors de la création d'une expédition, rendez-vous à l'étape Contenu du formulaire (contenu du colis).
- À côté du bouton [+ Ajouter un produit], utilisez le champ Rechercher dans le catalogue.
- Tapez quelques lettres du nom du produit, son CUG ou son EAN.
- Une liste de suggestions apparaît automatiquement sous le champ, affichant pour chaque produit son libellé, son CUG et son EAN.
- Cliquez sur le produit souhaité dans la liste.
Comportement du formulaire
Dès que vous sélectionnez un produit dans les suggestions, il est ajouté au tableau des produits du colis et les champs suivants se remplissent automatiquement à partir des données du catalogue :
- Libellé
- CUG et EAN
- Dimensions (longueur, largeur, hauteur — converties automatiquement en cm)
- Poids (converti automatiquement en kg)
- Prix et devise
- Familles de produits
Seule la quantité reste à renseigner (elle est fixée à 1 par défaut, modifiable directement dans le tableau).
💡 Si le colis ne contient qu'un seul produit avec les 3 dimensions renseignées, le formulaire propose automatiquement d'utiliser ces dimensions comme dimensions du colis.
Modification
Oui, vous pouvez modifier librement les champs importés directement dans le formulaire d'expédition (quantité, poids, dimensions, prix, description...), que ce soit via le tableau ou via le bouton [Modifier] (icône crayon) sur la ligne du produit.
Ces modifications restent locales à l'expédition en cours de création. Elles ne mettent à jour ni le produit ni le catalogue d'origine. Pour changer durablement les informations d'un produit, il faut re-importer un fichier CSV mis à jour (voir FAQ ci-dessous).
4. FAQ / Astuces
Puis-je mettre à jour des produits existants en ré-important un CSV ? Oui. Ouvrez le catalogue existant et cliquez sur [Modifier], puis chargez un nouveau fichier CSV. ⚠️ Attention : ce nouvel import remplace l'intégralité des produits du catalogue — ce n'est pas une fusion. Tout produit absent du nouveau fichier disparaîtra du catalogue.
Que se passe-t-il si je laisse le poids ou les dimensions vides pour un produit ? Aucun problème, ces champs sont optionnels. Le produit sera importé sans ces informations, et vous pourrez les compléter manuellement lors de la création d'une expédition.
Le catalogue arrive à expiration, que se passe-t-il ? Rien n'est bloqué automatiquement, mais un rappel est déclenché selon le nombre de jours que vous avez configuré à la création du catalogue, afin de vous inviter à le mettre à jour.
Puis-je utiliser plusieurs devises ou familles de produits dans un même catalogue ? Oui. Chaque ligne du CSV (donc chaque produit) peut avoir sa propre devise et ses propres familles de produits — ces informations sont indépendantes d'une ligne à l'autre.