Capacitaire de préparation

1. Introduction

Le capacitaire de préparation vous permet de définir, pour chaque magasin, combien de commandes votre équipe est capable de préparer sur chaque créneau horaire de la journée. Une fois ce planning configuré, la plateforme s'en sert pour ne proposer aux opérateurs que des créneaux de livraison compatibles avec votre capacité réelle de préparation.

Pourquoi c'est utile :

• Vous évitez de prendre des commandes que votre entrepôt ne pourra pas honorer dans les temps.
• Vous pouvez ajuster votre capacité unité par unité (commandes, cartons, palettes... selon ce que vous préparez).
• Vous disposez d'un suivi visuel (semaine et année) pour anticiper les pics de charge.

2. Pré-requis

• Vous devez disposer d'un accès à Calibro (interface de paramétrage) avec les droits de configuration pour votre organisation.
• Un planning de préparation est toujours rattaché à un magasin. Le magasin doit déjà exister dans Calibro.
• Les unités de préparation que vous allez pouvoir suivre (par exemple Commandes, Cartons, Palettes, Surgelés...) proviennent de la configuration des gabarits de colis de votre enseigne.

⚠️ Point important : si aucune unité n'apparaît lors de la configuration, cela signifie que vos gabarits de colis ne définissent pas encore d'unités de préparation. Il n'existe pas d'écran dans Calibro pour créer ces unités vous-même — contactez votre référent Woop pour faire vérifier cette configuration.

3. Guide d'utilisation pas-à-pas

Étape 1 — Accéder aux plannings de préparation

1. Connectez-vous à Calibro et sélectionnez votre organisation.
2. Dans le menu latéral, section Paramétrage, cliquez sur Planning de préparation.
3. Vous arrivez sur la page Planning de préparation, qui liste les plannings existants pour vos magasins.

Étape 2 — Créer un planning de préparation

Si aucun planning n'existe encore pour le magasin concerné :

1. Cliquez sur Créer un planning de préparation.
2. Sélectionnez le magasin concerné.
3. Confirmez. Vous êtes redirigé vers le détail du planning, qui comporte 4 onglets : Planning type, Exceptions, Réservations et Vue annuelle.

Étape 3 — Configurer le planning type

L'onglet Planning type affiche une grille hebdomadaire avec une colonne par jour (du lundi au dimanche). Chaque jour peut contenir un ou plusieurs créneaux horaires.

Configurer un ou plusieurs jours à la fois :

1. Cliquez sur l'en-tête d'un jour pour le sélectionner (vous pouvez en sélectionner plusieurs à la fois).
2. Choisissez une action pour les jours sélectionnés :
   • Fermer la journée : aucun créneau ne sera disponible ce jour-là.
   • Appliquer un modèle en mode Automatique : renseignez une ou plusieurs plages horaires (heure d'ouverture / heure de fermeture), une fréquence (Toutes les 30 minutes ou Toutes les heures) et une capacité par défaut pour chaque unité de préparation. Un aperçu des créneaux générés s'affiche avant validation.
   • Appliquer un modèle en mode Manuel : ajoutez chaque créneau un par un via Ajouter un créneau, en précisant l'heure de début, l'heure de fin, et une valeur pour chaque unité de préparation.

Ajuster un créneau existant sans tout reconfigurer :

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs créneaux déjà créés (clic sur les créneaux souhaités) pour modifier leur capacité en une seule opération, sans devoir recréer tout le planning du jour.

Étape 4 — Gérer les exceptions

Les exceptions permettent de définir des périodes avec des horaires différents du planning type habituel (jours fériés, inventaire, période de forte activité...).

1. Cliquez sur l'onglet Exceptions.
2. Cliquez sur Créer une exception.
3. Renseignez la date de début et la date de fin de la période, puis les créneaux horaires à appliquer durant cette période.
4. Pour fermer complètement l'entrepôt sur cette période, ne configurez aucun créneau.
5. Cliquez sur Créer l'exception.

Les exceptions déjà créées sont listées dans cet onglet ; vous pouvez les modifier ou les supprimer.

⚠️ Une exception prend toujours le dessus sur le planning type. Si une exception couvre un lundi, c'est sa configuration qui s'applique ce jour-là, pas celle du planning type habituel.

Étape 5 — Suivre la charge de préparation

Onglet Réservations

Affiche, pour la semaine sélectionnée, les créneaux et leur occupation par unité de préparation. Utilisez les flèches pour naviguer d'une semaine à l'autre. Si aucun créneau n'est configuré pour la semaine affichée, le message "Aucun créneau" s'affiche.

Onglet Vue annuelle

Affiche un calendrier de l'année sous forme de heatmap :

• Gris : jour habituellement fermé (aucun créneau dans le planning type).
• Nuances de vert, du plus clair au plus foncé : jour ouvert, avec un nombre de réservations croissant (0 réservation, 1-2, 3-5, 6-9, 10 ou plus).
• Rouge : jour fermé via une exception.
• Un contour bleu identifie le jour actuel.

Survolez un jour pour voir le détail (nombre de réservations, ou motif de fermeture).

💡 À noter : cette vue indique le nombre de réservations, pas votre taux de remplissage par rapport à votre capacité. Un jour avec beaucoup de réservations peut apparaître en vert foncé même s'il reste de la capacité disponible, et inversement un petit volume peut déjà représenter 100 % de la capacité d'un créneau à faible capacité.

4. Cas particuliers et bon à savoir

Le capacitaire ne s'applique que si des unités de préparation sont configurées. Si les gabarits de colis de votre enseigne n'ont pas d'unités de préparation définies, aucune limitation ne s'applique : tous les créneaux de livraison restent proposés sans restriction. C'est volontaire, pour éviter de bloquer des commandes à cause d'une configuration incomplète.

La suppression d'un planning est irréversible. Un message de confirmation s'affiche avant toute suppression ("Êtes-vous sûr de vouloir supprimer ce planning de préparation ? Cette action est irréversible."). En cas de suppression accidentelle, il faut recréer le planning depuis le début — les réservations déjà enregistrées dans le système ne sont pas affectées, mais la configuration des horaires et capacités est à refaire intégralement.

Priorité entre planning type et exceptions :

5. FAQ / Gestion des erreurs fréquentes

Le message "[Nom de l'unité] doit être au moins 0" s'affiche (ex : "Commandes doit être au moins 0").
Une valeur négative a été saisie pour une unité de préparation sur un créneau. Saisissez une valeur nulle ou positive.

Le message "Le créneau doit avoir soit une capacité, soit des limites" s'affiche.
Vous essayez d'enregistrer un créneau sans avoir renseigné de valeur pour au moins une unité de préparation. Renseignez au moins une valeur, ou supprimez le créneau.

Je ne vois pas les unités que j'attendais (carton, palette...) lors de la configuration.
Ces unités dépendent des gabarits de colis configurés pour votre enseigne. Si elles n'apparaissent pas, contactez votre référent Woop pour vérifier cette configuration — Calibro ne permet pas de les créer directement.

Des créneaux de livraison ne sont plus proposés alors qu'un transporteur est disponible.
Vérifiez l'onglet Réservations du planning de préparation concerné : la capacité de préparation du jour est probablement atteinte. Si la saturation semble anormale, vérifiez qu'aucune exception de fermeture n'a été configurée par erreur sur cette période dans l'onglet Exceptions.

Puis-je modifier la capacité d'un créneau sans reconfigurer toute la journée ?
Oui. Sélectionnez le ou les créneaux concernés directement dans la grille du Planning type, et modifiez leur capacité en une seule opération.