Cet article explique comment utiliser l'application Colisage de Woop pour regrouper les commandes dans des contenants (colis, bacs, palettes), les fermer et imprimer leurs étiquettes de transport. Il s'adresse aux opérateurs de préparation.
Sommaire
- Le colisage en bref
- Avant de commencer
- Scanner une commande
- Ranger la commande dans un contenant
- Suivre et modifier ses contenants
- Fermer un contenant
- Imprimer les étiquettes
- Terminer sa journée
- Réglages
- Questions fréquentes
1. Le colisage en bref
Le colisage se fait en quatre étapes :
- Scanner le code-barres d'une commande.
- Ranger la commande dans un contenant : un contenant déjà ouvert pour le même destinataire, ou un nouveau.
- Fermer le contenant quand il est plein ou terminé. Woop crée alors la demande de transport.
- Imprimer l'étiquette et la coller sur le contenant, puis déposer le contenant dans sa zone d'expédition.
Les mots à connaître
| Mot | Ce que c'est |
|---|---|
| Commande | La commande client que vous scannez. Elle contient un ou plusieurs produits. |
| Contenant | Ce dans quoi vous rangez les commandes : un Colis, un Bac ou une Palette. Un contenant donne une étiquette et un envoi. |
| Gabarit | Un format de contenant prédéfini par votre enseigne (dimensions et poids maximum connus). |
| Contenant libre | Un contenant sans gabarit. Vous saisissez ses dimensions au moment de le fermer. |
| Lieu d'enlèvement | L'endroit où le transporteur vient chercher les contenants (quai, zone d'expédition…). |
| Session | Votre journée de travail dans l'application. Elle regroupe vos contenants. |
La règle d'or du regroupement
Un contenant ne regroupe que des commandes qui partent :
- avec le même transporteur,
- à la même adresse,
- pour le même destinataire.
L'application vérifie ces trois points pour vous. Si une commande ne correspond pas, elle refuse de la mettre dans le contenant et vous propose d'en ouvrir un autre.
Une commande ne peut se trouver que dans un seul contenant à la fois, tous opérateurs confondus.
2. Avant de commencer
Accéder à l'application
- Ouvrez Woop et cliquez sur « Colisage » dans le menu du haut.
- L'application fonctionne sur téléphone, sur tablette et sur ordinateur. L'affichage s'adapte à l'écran.
Si le menu « Colisage » n'apparaît pas, votre compte n'a pas encore accès au colisage. Demandez à votre responsable de vous attribuer le droit « Accéder au module colisage ».
Le matériel
- Pour scanner : la caméra du téléphone ou de la tablette, ou une douchette (lecteur de code-barres).
- Pour imprimer : une imprimante d'étiquettes branchée en USB sur un ordinateur (marques Zebra, SATO, Brother ou Dymo). Utilisez le navigateur Google Chrome ou Microsoft Edge sur cet ordinateur.
Choisir son poste de travail
À la première ouverture, l'écran « Poste de travail » vous demande trois choix :
- Enseigne (seulement si votre compte a accès à plusieurs enseignes).
- Magasin : le site où vous travaillez.
- Lieu d'enlèvement : l'endroit d'où partiront vos contenants.
Cliquez sur « Continuer ». Ces choix sont gardés pour les fois suivantes. Pour les changer plus tard : Menu > « Changer de magasin ».
Si le message « Aucun lieu d'enlèvement actif pour ce magasin » s'affiche, vous ne pouvez pas continuer. Prévenez votre responsable : un lieu d'enlèvement doit être configuré dans Woop.
Se repérer dans l'application
La barre de navigation, en bas de l'écran, donne accès à quatre onglets :
| Onglet | À quoi il sert |
|---|---|
| Scan | Scanner une commande. |
| En cours | Voir vos contenants ouverts. |
| Fermé | Voir les contenants fermés et suivre l'impression des étiquettes. |
| Menu | Réglages, changement de magasin, fin de session. |
3. Scanner une commande
- Allez dans l'onglet « Scan ».
- Scannez le code-barres de la commande :
- avec la caméra : visez le code-barres dans le cadre. Le cadre devient vert quand le code est lu. Le bouton éclair allume la lampe si l'endroit est sombre ;
- avec une douchette : scannez directement, le code s'inscrit dans le champ « Scannez ou saisissez un code-barres… » ;
- à la main : tapez le code dans ce même champ puis validez avec la flèche ou la touche Entrée.
- Un bip court confirme le scan. Un bip d'erreur différent signale un problème : lisez le message affiché.
Pour passer de la caméra à la douchette, touchez « Désactiver la caméra » (ou « Activer la caméra » pour revenir). L'application se souvient de votre choix.
Si le scan ne passe pas
| Message | Que faire |
|---|---|
| « Commande introuvable » | Vérifiez le code-barres et rescannez. Si le problème persiste, mettez la commande de côté et prévenez votre responsable. |
| « Cette commande appartient à un autre magasin » | La commande n'est pas pour votre site. Vérifiez le magasin choisi dans le Menu. |
| La commande est déjà en cours de préparation par un collègue | Un collègue a scanné cette commande il y a moins de 10 minutes. Voyez avec lui qui la prépare. |
| « OMS momentanément indisponible », « Le serveur met trop de temps à répondre » ou « Échec du scan » | Problème de connexion passager. Patientez quelques secondes et rescannez. |
| « Accès caméra refusé » ou « Aucune caméra détectée » | Utilisez la douchette ou la saisie manuelle, ou autorisez la caméra dans les réglages du navigateur. |
Si la commande a déjà été scannée
La fenêtre « Commande déjà scannée » s'ouvre et indique le contenant où se trouve la commande. Vous pouvez :
- vérifier les produits du contenant ;
- « Retirer des produits » si vous avez fait une erreur de préparation : la commande entière est retirée du contenant, puis vous pouvez la rescanner ;
- « Fermer le contenant » s'il est terminé ;
- « Annuler » pour revenir au scan.
Si la commande a déjà été expédiée dans un contenant fermé, vous ne pouvez plus la ranger une deuxième fois.
4. Ranger la commande dans un contenant
Après le scan, l'écran « Détail commande » affiche :
- la commande : référence, transporteur, client et adresse de livraison ;
- les produits : quantité, nom, EAN et poids.
Toute la commande est rangée dans le contenant choisi : vous ne pouvez pas répartir les produits d'une même commande dans plusieurs contenants.
Ajouter à un contenant déjà ouvert
Si un contenant compatible est déjà ouvert, l'application le propose en bas de l'écran, avec l'étiquette « MÊME ADRESSE ». Elle affiche son nom, le client, le transporteur, son type et son remplissage (poids actuel sur poids maximum).
Touchez le contenant proposé : la commande y est rangée et l'écran du contenant s'ouvre.
Pour choisir un autre contenant, touchez « Ajouter à un contenant ». La liste « Tous les contenants ouverts » s'affiche. Seuls les contenants compatibles (même transporteur, même adresse et même destinataire) peuvent être choisis.
Créer un nouveau contenant
Si aucun contenant ne convient, le message « Aucun contenant ouvert pour [transporteur] vers [destination] » s'affiche.
- Touchez « Ajouter à un contenant », puis choisissez sous « Créer un nouveau contenant » :
- « Choisir un gabarit » : un format de la liste de votre enseigne, avec ses dimensions et son poids maximum ;
- ou « Contenant libre » si aucun gabarit ne correspond. Vous saisirez ses dimensions à la fermeture.
- Facultatif : donnez-lui un nom dans « Nom personnalisé du contenant ». Sinon, l'application lui donne un nom automatique.
- Touchez le gabarit voulu.
Le contenant est créé et la commande y est rangée.
Astuce : un contenant est rempli à 90 % ou plus ? Sa jauge passe à l'orange. Pensez à le fermer et à en ouvrir un nouveau.
« Transporteur non reconnu »
Ce message signifie que le transporteur de la commande n'est pas reconnu par Woop. Vous ne pouvez ni ranger, ni fermer, ni imprimer tant que le problème n'est pas corrigé. Mettez la commande de côté et prévenez votre responsable : le réglage se corrige dans Woop, pas dans l'application Colisage.
5. Suivre et modifier ses contenants
L'onglet « En cours »
Il liste vos contenants ouverts. Chaque contenant affiche son nom, son type, le nombre de commandes, son poids et sa jauge de remplissage, le gabarit, le transporteur, le client et l'adresse. Touchez un contenant pour ouvrir son détail.
Le détail d'un contenant
Depuis l'écran « Détail contenant », vous pouvez :
| Action | Comment |
|---|---|
| Voir les commandes rangées | Liste « Scan (n) ». Touchez une commande pour voir ses produits. |
| Retirer une commande | Ouvrez la commande puis « Retirer du contenant ». Elle pourra être rescannée. |
| Renommer le contenant | Touchez le crayon à côté de son nom. |
| Changer de type | Touchez les flèches à côté de « Type de contenant » : passer d'un gabarit à un autre, ou à un contenant libre. |
| Fermer le contenant | « Fermer le contenant » (voir Fermer un contenant). |
| Supprimer un contenant vide | « Supprimer le contenant ». |
Supprimer un contenant ouvert
Dans l'onglet « En cours », faites glisser la ligne du contenant vers la gauche (sur ordinateur : survolez la ligne), puis touchez « Supprimer ».
Le contenant est supprimé et ses commandes redeviennent disponibles : vous pourrez les rescanner. Rien n'est perdu.
6. Fermer un contenant
Fermer un contenant, c'est dire « il est prêt à partir ». Woop crée alors la demande de transport et l'étiquette.
Une fois fermé, un contenant ne peut plus être modifié. Vérifiez son contenu avant de confirmer.
Fermer un contenant
- Ouvrez le contenant et touchez « Fermer le contenant ».
- Vérifiez le résumé : transporteur, adresse, type, nombre de lignes et poids théorique.
- Contenant libre seulement : saisissez la longueur, la largeur et la hauteur en centimètres (obligatoire).
- Poids (facultatif) : l'application calcule un poids théorique à partir des produits. Si vous pesez le contenant et que le poids réel est différent, saisissez-le dans « Ajustement du poids ». Le poids réel est toujours préférable.
- Touchez « Confirmer la fermeture ».
L'écran affiche le numéro de la commande Woop créée, puis suit en direct la recherche du transporteur. Quand l'étiquette est prête, un aperçu apparaît et vous pouvez la télécharger.
Vous pouvez continuer à scanner pendant l'attente : l'étiquette sera aussi disponible dans l'onglet « Fermé ».
Fermer plusieurs contenants d'un coup
- Dans l'onglet « En cours », touchez « Fermer des contenants ».
- Cochez les contenants, ou utilisez la « Sélection rapide » :
- « Fermables » : tous les contenants qui peuvent être fermés ;
- « À fermer » : ceux remplis à 90 % ou plus.
- Touchez « Fermer les … contenants ».
- Vérifiez les poids pré-remplis (poids théoriques) et corrigez-les si la pesée réelle diffère. Saisissez les poids ou dimensions manquants s'ils sont demandés : les champs à remplir sont entourés de rouge.
- Confirmez. Restez sur l'écran pendant la fermeture.
À la fin, un bilan indique les contenants fermés et ceux en échec. Pour un échec, touchez « Réessayer » ou « Ouvrir le contenant » pour le corriger.
Pourquoi un contenant ne peut pas être fermé
| Raison affichée | Que faire |
|---|---|
| Contenant vide | Rangez une commande dedans, ou supprimez-le. |
| Plusieurs destinataires | Le contenant mélange des clients différents. Retirez les commandes en trop et rescannez-les dans un autre contenant. |
| Transporteur non reconnu | Prévenez votre responsable (voir Ranger la commande dans un contenant). |
| Fermeture déjà en cours | Attendez la fin de la fermeture en cours. |
7. Imprimer les étiquettes
Le principe
Dès qu'un contenant est fermé, son étiquette est automatiquement envoyée à l'impression. Elle sort sur l'ordinateur du magasin réglé en « Impression automatique » (le « poste d'impression »).
Vous pouvez donc fermer vos contenants depuis un téléphone et récupérer les étiquettes à l'imprimante.
Préparer le poste d'impression (sur ordinateur)
- Sur l'ordinateur relié à l'imprimante, ouvrez Woop > Colisage > onglet « Fermé ».
- Vérifiez le bandeau en haut :
- « Imprimante connectée » : tout est prêt ;
- « Aucune imprimante détectée sur ce poste » : branchez l'imprimante puis cliquez sur « Connecter une imprimante USB » et choisissez-la dans la liste.
- Cliquez sur « Test d'impression » pour vérifier qu'une étiquette sort.
- Activez « Impression automatique » (à droite du bandeau).
Laissez cette page ouverte : les étiquettes s'impriment au fur et à mesure des fermetures, pour tous les opérateurs du même lieu d'enlèvement.
Sur ordinateur : la vue d'ensemble
Sur ordinateur, l'onglet « Fermé » s'affiche sous forme de tableau. En haut, trois compteurs donnent le nombre de contenants, de commandes et d'alertes. Des filtres permettent d'affiner la liste :
- « Mes commandes » ou « Tout le magasin » ;
- Période : « Aujourd'hui », « Toutes les dates » ou des dates précises ;
- Opérateurs : pour voir les contenants d'un collègue ;
- une recherche par transporteur ou destination.
Le bouton « Colonnes » permet de choisir les colonnes affichées.
Suivre l'impression
Dans l'onglet « Fermé », chaque contenant indique où en est son étiquette :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En file d'impression… | L'étiquette attend son tour. |
| Impression en cours… | L'étiquette est en train de sortir. |
| Imprimé | L'étiquette est sortie. |
| Échec d'impression | L'étiquette n'est pas sortie. Touchez « Réessayer ». |
Pour réimprimer une étiquette abîmée ou perdue, touchez « Renvoyer ». Vous pouvez aussi ouvrir le contenant et utiliser « Réimprimer l'étiquette » ou « Télécharger l'étiquette ».
Le message « Étiquette pas encore disponible » signifie que le transporteur n'a pas encore fourni l'étiquette. Réessayez dans quelques instants.
Un contenant fermé signale un problème
Après la fermeture, un contenant peut afficher une alerte orange, par exemple « Transporteur non éligible », « Aucun transporteur disponible », « Aucun devis transporteur trouvé » ou « Livraison annulée ». Dans ce cas, le colis ne partira pas tel quel : ne l'envoyez pas et prévenez votre responsable, qui corrigera la commande dans Woop.
Une commande annulée après la fermeture n'est plus imprimée.
8. Terminer sa journée
Terminer la session
- Allez dans Menu.
- Touchez « Terminer la session ».
S'il reste des contenants ouverts, l'application vous prévient. Le mieux est de les fermer avant de partir. Vous pouvez aussi « Terminer quand même » : ils vous seront présentés à votre prochaine connexion.
Sans action de votre part pendant 12 heures, la session se termine automatiquement.
Reprendre le lendemain : la fenêtre « Reprise du poste »
Si vous aviez laissé des contenants ouverts, la fenêtre « Reprise du poste » s'affiche sur l'écran Scan. Vous ne pouvez pas scanner tant qu'elle n'est pas vidée. Pour chaque contenant, touchez « Voir le contenu » pour vérifier ce qu'il contient, puis choisissez :
- « Reprendre » : le contenant passe dans votre session du jour et s'ouvre. Vous pouvez continuer à le remplir ou le fermer ;
- « Supprimer » : ses commandes redeviennent à scanner.
Un contenant préparé sur un autre lieu d'enlèvement ne peut pas être repris : la fenêtre propose alors de le fermer ou de le supprimer.
L'application corrige aussi seule les petits problèmes (contenants vides, commandes en double, fermetures interrompues) et l'indique dans un bandeau « Poste remis en ordre ».
9. Réglages
Le Menu donne accès à :
- Compte : le compte connecté ;
- Session : le magasin et le lieu d'enlèvement en cours, et le bouton « Changer de magasin » ;
- Nom des contenants : la règle de nommage automatique du magasin (voir ci-dessous) ;
- « Terminer la session », « Retourner sur Woop » et « Se déconnecter ».
Le nom automatique des contenants
Par défaut, un nouveau contenant prend le nom de son gabarit suivi du destinataire (par exemple « M - Camille Durand »). Un responsable de magasin peut changer cette règle :
- Gabarit et destinataire (recommandé) ;
- Destinataire seul ;
- Gabarit et magasin ;
- Personnalisé : le nom se compose élément par élément (nom ou code du gabarit, nom ou identifiant du magasin, code transporteur, destinataire, date d'ouverture, texte libre) ;
- Pas de nom automatique : les contenants s'appellent « Contenant 1 », « Contenant 2 »…
Le réglage s'applique à tous les opérateurs du magasin, pour les contenants ouverts ensuite. Les contenants déjà ouverts gardent leur nom.
Seuls les comptes qui ont le droit « Gérer le nommage des contenants du colisage » peuvent modifier ce réglage. Pour les autres, le Menu affiche « Seul un responsable du magasin peut modifier ce réglage ».
FAQ
J'ai rangé une commande dans le mauvais contenant.
Ouvrez le contenant, touchez la commande, puis « Retirer du contenant ». Rescannez-la ensuite pour la ranger au bon endroit. C'est possible tant que le contenant n'est pas fermé.
Je me suis trompé de type de contenant à la création (bac au lieu de colis, par exemple).
Ouvrez le contenant et touchez les flèches à côté de « Type de contenant ».
Un collègue et moi travaillons sur le même lieu d'enlèvement. Peut-on voir le travail de l'autre ?
Oui, dans l'onglet « Fermé » : vous pouvez consulter et réimprimer les étiquettes des contenants fermés par vos collègues du même lieu d'enlèvement.
J'ai changé de téléphone en cours de journée.
Reconnectez-vous avec le même compte et choisissez le même magasin : vous retrouvez votre session et vos contenants.
Puis-je modifier un contenant après l'avoir fermé ?
Non. Seul son nom peut encore être changé. En cas d'erreur, prévenez votre responsable.